Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 8 septembre 2026
Cette politique explique comment vos données personnelles sont utilisées lorsque vous consultez flowilo.be, utilisez l’application app.flowilo.be, créez un compte client ou comptable, souscrivez un abonnement ou contactez notre équipe.
Qui est responsable de vos données ?
Flowilo est édité par Amadeus Concept SRL, Chemin de Forestaille 8, 6530 Thuin, Belgique. Numéro d’entreprise : 0755.495.386 — TVA : BE0755.495.386. Pour toute question ou demande concernant vos données : contact@amadeusconcept.be.
Amadeus Concept est responsable des traitements liés à la gestion de votre compte, à la relation commerciale, à sa facturation, au support, à la sécurité et au fonctionnement de son site. Pour les données de tiers que vous confiez à Flowilo dans votre dossier professionnel, vous déterminez les finalités du traitement et Amadeus Concept intervient comme sous-traitant pour fournir les fonctionnalités demandées. Votre comptable peut avoir ses propres obligations de responsable du traitement dans le cadre de sa mission.
Quelles données sont traitées et d’où proviennent-elles ?
- Compte et coordonnées professionnelles : nom, adresse e-mail, activité ou société, adresse professionnelle, numéro d’entreprise ou de TVA, coordonnées de facturation, rôle et paramètres du compte.
- Authentification et sécurité : mot de passe sous forme de hachage, informations de vérification de l’adresse e-mail, éléments d’authentification renforcée lorsqu’elle est utilisée, dates de connexion, adresses IP et événements de sécurité.
- Dossier professionnel : recettes, frais, catégories, montants, dates, justificatifs, notes, exports et données de clients ou fournisseurs présentes dans les documents que vous encodez ou importez.
- Abonnement et paiement : formule choisie, factures d’abonnement, montants, références de client et de transaction, statut des paiements et de l’abonnement. Les coordonnées du moyen de paiement sont prises en charge par Mollie dans le parcours de paiement.
- Peppol, lorsque vous activez ce service : identité de l’entreprise, numéro BCE, identifiants Peppol, état de vérification et d’activation, factures reçues, pièces jointes et métadonnées de transmission.
- Contact et navigation : contenu des formulaires, e-mails et conversations de chat, coordonnées que vous communiquez, pages consultées, informations sur le navigateur et l’appareil, identifiants de mesure et choix de consentement.
Ces données proviennent de vos saisies, de vos interactions avec le service, des personnes auxquelles vous accordez un accès et, pour les opérations concernées, des prestataires de paiement ou de facturation et des expéditeurs de documents via Peppol.
Les informations nécessaires à la création du compte, à sa sécurisation et à la facturation conditionnent l’accès aux services concernés. Les champs facultatifs et les traceurs non essentiels peuvent être refusés. Veillez à limiter les données de tiers au nécessaire : Flowilo est un outil administratif et ne doit pas servir à conserver des dossiers médicaux, diagnostics ou notes cliniques.
À quelles fins et sur quelles bases ?
| Utilisation | Base juridique |
|---|---|
| Créer le compte, fournir l’application, gérer l’abonnement, les exports et les accès autorisés. | Exécution du contrat ou mesures précontractuelles demandées ; pour les données confiées par le client, traitement pour son compte selon ses instructions. |
| Répondre à une demande concernant un essai, une offre ou l’utilisation de votre compte. | Mesures précontractuelles ou exécution du contrat. Pour les autres demandes, intérêt légitime à répondre aux personnes qui nous contactent. |
| Émettre les factures d’abonnement et suivre leur règlement. | Exécution du contrat et obligations légales comptables et fiscales d’Amadeus Concept. |
| Activer la réception Peppol, transmettre les informations nécessaires à la vérification et recevoir les documents. | Exécution du service demandé et instructions du client pour les données de son dossier. |
| Envoyer les messages de vérification, de sécurité, de facturation et les rappels liés au fonctionnement de votre compte. | Exécution du contrat ou intérêt légitime à assurer la sécurité et le suivi du service, selon le message. |
| Détecter les abus, diagnostiquer les incidents et assurer la continuité du service. | Intérêt légitime à protéger les comptes, les données et l’infrastructure. |
| Mesurer l’audience du site et utiliser les fonctions de suivi non essentielles de services externes. | Consentement, géré au moyen de Complianz. |
Qui peut accéder aux données ?
Les accès sont limités aux personnes qui en ont besoin pour fournir le service : personnel et intervenants techniques autorisés, comptable ou collaborateurs auxquels vous accordez un accès, et prestataires concernés par l’opération. Retirer l’accès d’un comptable empêche ses accès futurs dans Flowilo ; cela n’efface pas les documents qu’il a déjà reçus et qu’il conserve dans le cadre de sa propre mission.
- Hébergement et exploitation : l’application utilise une infrastructure OVHcloud. Les prestataires d’hébergement du site et de messagerie traitent également les données techniques nécessaires à l’affichage des pages et à l’acheminement des messages.
- Microsoft OneDrive : stockage externe de sauvegardes de l’application, chiffrées avant leur transfert. Déclaration de confidentialité de Microsoft.
- Zoho Billing : gestion des données de facturation et du suivi des abonnements. Zoho SalesIQ : chat et fonctions associées de suivi des visites sur le site. Les intégrations Zoho utilisent ses points d’accès européens. Politique de confidentialité de Zoho.
- Mollie : gestion des paiements et abonnements récurrents. Mollie traite aussi certaines données pour ses propres obligations de sécurité, de prévention de la fraude et de conformité. Politique de confidentialité de Mollie.
- Recommand (BRBX BV) : vérification et activation du participant, réception et traitement technique des documents Peppol lorsque ce service est demandé. Le parcours de vérification peut vous conduire sur le site du prestataire. Politique de confidentialité de Recommand.
- Google Analytics : mesure d’audience du site à l’aide de balises Google. Google Tag Manager sert à gérer des balises ; les traitements dépendent des services qu’elles activent. Politique de confidentialité de Google.
Des données peuvent aussi être communiquées aux autorités ou conseils compétents lorsque la loi l’exige ou lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits.
Hébergement et transferts internationaux
L’utilisation de points d’accès européens ne signifie pas que toutes les opérations d’un prestataire ont lieu exclusivement dans l’Espace économique européen. Les services de Google, Zoho et Microsoft peuvent notamment impliquer des traitements ou accès depuis d’autres pays, selon leurs infrastructures et intervenants.
Les transferts doivent être encadrés par un mécanisme prévu par le RGPD : décision d’adéquation lorsqu’elle couvre le destinataire et le traitement, ou garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types. Google décrit ses mécanismes dans ses cadres de transfert de données. Zoho décrit les accords encadrant ses transferts dans sa politique de confidentialité. Vous pouvez nous contacter pour obtenir des précisions sur les destinataires et garanties applicables à votre dossier.
Combien de temps conservons-nous les données ?
| Données | Durée ou critères de conservation |
|---|---|
| Compte et dossier professionnel | Pendant la fourniture du service et le maintien du dossier demandé par le client. La résiliation de l’abonnement n’entraîne pas, à elle seule, l’effacement immédiat du compte. Pour organiser l’export puis la suppression, contactez-nous ; les données dont la conservation reste légalement nécessaire sont traitées séparément. |
| Factures d’abonnement et pièces de la comptabilité d’Amadeus Concept | Pendant les délais légaux applicables. Le délai général de conservation fiscale des pièces comptables est de dix années ou exercices suivant la période imposable concernée, sous réserve des cas particuliers. Cette règle ne constitue pas une promesse d’archivage de dix ans de tout votre dossier dans Flowilo. |
| Demandes et échanges de support | Pendant le traitement de la demande et de ses suites ; les échanges nécessaires à une réclamation ou à la preuve d’une opération peuvent être conservés jusqu’à sa résolution et pendant le délai de prescription applicable. |
| Journaux techniques et événements de sécurité | Selon leur utilité pour le diagnostic, la détection d’abus et le traitement des incidents. Les journaux techniques soumis à rotation sont remplacés au fil du volume généré ; un élément nécessaire à une enquête ou un litige peut être conservé séparément. Il n’existe pas un délai unique applicable à tous ces journaux. |
| Sauvegardes de l’application | La rotation normale conserve les sauvegardes récentes sur sept jours, puis des points quotidiens jusqu’à trente jours et mensuels jusqu’à 366 jours. Le dernier point de restauration est conservé par sécurité même en cas d’interruption de la rotation. Une suppression dans l’application ne retire donc pas immédiatement la donnée des anciennes sauvegardes. |
| Cookies et stockage du navigateur | Voir les durées et modalités indiquées dans la politique relative aux cookies. La durée d’un cookie ne correspond pas nécessairement à celle des données déjà reçues par le prestataire. |
Les sauvegardes servent à la restauration et à la continuité du service. Elles ne remplacent pas les originaux ou exports que vous devez conserver pour votre propre activité. Une obligation légale ou un litige peut justifier la conservation limitée des éléments concernés au-delà de la relation commerciale.
Protection des données
Les mesures mises en œuvre comprennent le contrôle des accès et des rôles, la sécurisation des échanges avec l’application, le hachage des mots de passe, la protection des sessions, la surveillance technique et les sauvegardes chiffrées externalisées. La sécurité dépend aussi de la confidentialité de vos identifiants et des autorisations que vous accordez.
Vos droits et comment les exercer
Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou leur portabilité. Vous pouvez vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous disposez également d’un droit d’opposition à la prospection directe.
Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, notamment dans « Préférences cookies » pour les traceurs. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés auparavant. Pour les autres demandes, écrivez à contact@amadeusconcept.be en précisant le compte et l’objet de votre demande. Nous pouvons demander les informations nécessaires pour vérifier votre identité en cas de doute raisonnable.
Nous répondons en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation prévue par le RGPD, nous vous en informons dans ce premier mois. Lorsque votre demande porte sur un dossier traité pour le compte d’un professionnel utilisateur de Flowilo, nous la coordonnons avec ce responsable du traitement.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, ou de l’autorité compétente de votre lieu de résidence habituelle, de travail ou du lieu de la violation présumée.
Mises à jour
Cette politique est adaptée lorsque les traitements ou services évoluent. La date figurant en haut de page identifie la dernière mise à jour. Une nouvelle finalité exigeant votre consentement ne découle pas de la seule publication d’un nouveau texte.
