Conditions d’utilisation de l’application Flowilo - Client final

Dernière mise à jour : 31 août 2026

Les présentes conditions d’utilisation encadrent l’accès et l’utilisation de l’application Flowilo par le client final, c’est-à-dire l’indépendant, l’indépendant complémentaire, la PME, le professionnel ou toute personne agissant pour le compte d’une activité qui utilise Flowilo pour encoder ses recettes, ses frais, ses justificatifs et préparer un dossier administratif ou comptable.

Elles concernent la partie client final de Flowilo. Les accès comptables, fiduciaires, partenaires, revendeurs ou administrateurs de portefeuille peuvent être soumis à des conditions distinctes.

Éditeur du service

Flowilo est édité par Amadeus Concept SRL, Chemin de Forestaille 8, 6530 Thuin, Belgique. Numéro d’entreprise et TVA : BE0755.495.386.

Contact : contact@amadeusconcept.be. Site web : https://flowilo.be.

Objet de Flowilo

Flowilo est une application de gestion administrative simple destinée à aider le client final à encoder ses recettes, enregistrer ses frais professionnels, conserver ou rattacher ses justificatifs, suivre une situation indicative de son activité et préparer un dossier plus clair à transmettre à son comptable, fiscaliste ou conseiller.

Flowilo est un outil d’organisation, d’encodage et de préparation de dossier. Flowilo ne remplace pas un comptable, un fiscaliste, un avocat, une caisse d’assurances sociales, une administration publique ou tout autre conseiller professionnel.

Le client final reste responsable de la validation comptable, fiscale, sociale et légale de ses données, de ses déclarations, de ses déductions, de ses régimes de TVA, de ses amortissements, de ses pourcentages professionnels, de ses obligations de conservation et de toute décision prise sur la base des informations encodées dans Flowilo.

Acceptation des conditions

L’utilisation de Flowilo implique l’acceptation pleine et entière des présentes conditions. Le client final les accepte lorsqu’il crée un compte, se connecte à l’application, utilise le service, confirme une commande, active un essai ou poursuit l’utilisation de Flowilo après notification d’une mise à jour.

Si le client final utilise Flowilo pour le compte d’une société, d’une association, d’un cabinet ou d’une autre organisation, il confirme disposer du pouvoir nécessaire pour engager cette organisation.

Compte utilisateur et sécurité

Le client final est responsable de la confidentialité de ses identifiants, mots de passe, codes d’accès et méthodes d’authentification. Il s’engage à fournir des informations exactes, complètes et à jour, à ne pas partager son compte avec des personnes non autorisées et à informer Flowilo sans délai en cas de suspicion d’accès non autorisé.

Toute action réalisée depuis le compte du client final est présumée avoir été effectuée par lui ou sous son autorité, sauf preuve contraire. Flowilo peut mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires, telles que la vérification par e-mail, la limitation de certaines actions sensibles, la journalisation des connexions ou l’authentification renforcée.

Utilisation autorisée

Utiliser Flowilo uniquement pour des besoins professionnels, administratifs ou comptables licites.
Ne pas encoder volontairement des données fausses, usurpées, frauduleuses ou manifestement abusives.
Ne pas tenter d’accéder aux comptes, dossiers, données ou espaces d’autres utilisateurs.
Ne pas contourner les mesures de sécurité, d’authentification, de paiement ou de limitation d’usage.
Ne pas perturber le fonctionnement de l’application, de l’infrastructure ou des intégrations.
Ne pas copier, revendre, louer, mettre à disposition ou exploiter Flowilo au bénéfice de tiers sans autorisation écrite.

Flowilo peut suspendre temporairement ou définitivement un compte en cas d’utilisation abusive, illicite, dangereuse pour la sécurité du service ou contraire aux présentes conditions.

Données encodées par le client final

Le client final conserve la propriété et la responsabilité des données, documents, montants, justificatifs, commentaires et informations qu’il encode ou importe dans Flowilo. Il garantit disposer des droits nécessaires pour encoder, conserver, transmettre ou partager ces données via Flowilo.

Le client final est responsable de l’exactitude des montants, dates, catégories et informations encodées, de la lisibilité des justificatifs, du classement de ses recettes et frais, de la vérification des exports avant transmission et du respect de ses obligations légales de conservation, déclaration et documentation.

Les champs, catégories, calculs, tableaux ou exports proposés par Flowilo ont une finalité pratique et indicative. Ils ne constituent pas une validation comptable, fiscale ou juridique.

Données sensibles et données de tiers

Flowilo est conçu pour suivre des données administratives, comptables et de gestion courante. Le client final s’engage à ne pas encoder de données qui ne sont pas nécessaires à cette finalité.

Lorsque le client final exerce une activité sensible, notamment dans les secteurs de la santé, du bien-être, de l’accompagnement, du droit, du social ou du conseil, il s’engage à ne pas encoder d’informations confidentielles relatives à ses patients, clients, bénéficiaires ou tiers au-delà de ce qui est strictement nécessaire à son suivi administratif.

Flowilo ne doit pas être utilisé pour conserver des dossiers médicaux, notes cliniques, diagnostics, comptes rendus de consultation, informations thérapeutiques ou autres données sensibles sans nécessité administrative claire et base légale appropriée. Le client final reste responsable de son propre respect du RGPD lorsqu’il encode des données personnelles de tiers dans Flowilo.

Accès du comptable ou d’un tiers autorisé

Le client final peut, selon les fonctionnalités disponibles, autoriser son comptable, sa fiduciaire, son conseiller ou un collaborateur à accéder à certaines données de son espace Flowilo. Il reste responsable du choix des personnes autorisées, du maintien ou du retrait de leurs accès et des instructions qu’il leur donne.

Sauf disposition contraire, l’accès comptable vise à consulter, vérifier ou récupérer les informations nécessaires à la préparation ou au suivi du dossier du client final. Il ne transfère pas automatiquement la responsabilité des données encodées vers le comptable ou vers Flowilo.

Exports et informations indicatives

Les exports, tableaux de bord, totaux, graphiques, situations, alertes et résumés fournis par Flowilo sont générés sur la base des données encodées par le client final. Ils peuvent aider à préparer un dossier, suivre une activité ou dialoguer avec un comptable, mais ne constituent pas une comptabilité officielle, une déclaration fiscale, une certification, un audit, une attestation, un conseil professionnel ou une garantie de conformité.

Avant toute déclaration, dépôt, paiement, déduction, décision fiscale ou transmission officielle, le client final doit vérifier les informations avec son comptable, fiscaliste ou conseiller compétent.

Essai, abonnement et paiement

Flowilo peut proposer une période d’essai, un abonnement mensuel ou toute autre formule commerciale décrite sur le site ou dans l’application. Les prix, fonctionnalités incluses, durées, conditions d’essai, taxes applicables et modalités de paiement sont indiqués au moment de la commande ou dans l’espace de gestion du compte.

Sauf mention contraire, l’abonnement est dû pour la période souscrite. Les montants déjà payés ne sont pas remboursés pour une période commencée, sauf obligation légale applicable, geste commercial accordé par Flowilo ou disposition contraire affichée lors de la commande.

En cas de retard, refus ou échec de paiement, Flowilo peut notifier le client final, suspendre certaines fonctionnalités, limiter l’accès au service ou résilier l’abonnement après un délai raisonnable.

Disponibilité et évolution du service

Flowilo met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et la continuité du service. Le client final reconnaît toutefois que le service peut être temporairement indisponible en raison d’une maintenance, d’une mise à jour, d’un incident technique, d’une panne d’hébergeur, de réseau, de fournisseur de paiement ou d’intégration tierce, ou d’un événement indépendant de la volonté de Flowilo.

Flowilo peut faire évoluer l’application, ses fonctionnalités, ses interfaces, ses offres, ses intégrations, ses limites techniques et ses modalités d’utilisation. Lorsque l’évolution a un impact substantiel sur l’utilisation du service, Flowilo s’efforce d’en informer le client final dans un délai raisonnable.

Support

Le support porte sur l’utilisation de Flowilo. Il ne couvre pas la validation comptable, fiscale, sociale, juridique ou administrative des choix du client final. Flowilo peut orienter le client final vers son comptable ou conseiller lorsque la demande dépasse le cadre du support technique ou fonctionnel.

Sauvegarde et conservation

Flowilo met en œuvre des mesures raisonnables de sauvegarde et de protection des données. Le client final reste toutefois invité à conserver ses documents originaux, justificatifs obligatoires, factures, preuves de paiement et toute pièce devant être conservée en vertu de la loi ou des instructions de son comptable.

Flowilo ne garantit pas que l’application constitue à elle seule un système d’archivage légal, fiscal ou probatoire suffisant pour toutes les activités, tous les régimes et toutes les situations.

Protection des données personnelles

L’utilisation de Flowilo implique le traitement de données personnelles, notamment des données d’identification, de connexion, de facturation, d’utilisation et, selon les informations encodées, certaines données relatives aux clients, fournisseurs ou contacts du client final. Ces traitements sont décrits dans la politique de confidentialité.

Selon les circonstances, Flowilo peut agir en qualité de responsable du traitement pour certaines données liées à la gestion du compte, de la relation commerciale, de la facturation, de la sécurité et du support, et en qualité de sous-traitant pour certaines données encodées par le client final pour ses propres finalités administratives ou comptables.

Confidentialité

Chaque partie s’engage à traiter comme confidentielles les informations non publiques obtenues dans le cadre de l’utilisation de Flowilo. Flowilo s’engage à ne pas divulguer les données du client final à des tiers non autorisés, sauf lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service, autorisé par le client final, requis par la loi ou nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou l’intégrité de Flowilo, de ses utilisateurs ou de tiers.

Services tiers

Flowilo peut s’interfacer avec des services tiers, tels que des outils de paiement, d’hébergement, d’e-mail, de stockage, d’analyse, de CRM, de comptabilité ou d’autres logiciels. Ces services peuvent être soumis à leurs propres conditions, politiques de confidentialité, disponibilités et limitations.

Propriété intellectuelle

Flowilo, son nom, ses marques, logos, interfaces, textes, visuels, logiciels, bases de données, structures, méthodes, codes, composants et éléments graphiques sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables. Les présentes conditions n’accordent au client final qu’un droit personnel, limité, non exclusif, non cessible et révocable d’utiliser Flowilo pendant la durée de son abonnement ou de son accès autorisé.

Responsabilité

Le client final est responsable de son utilisation de Flowilo, des données qu’il encode, importe, modifie, supprime, exporte ou transmet, des décisions qu’il prend sur la base des informations disponibles dans Flowilo, du respect de ses obligations comptables, fiscales, sociales, administratives et légales, de la gestion des accès donnés à ses collaborateurs, comptables ou tiers, et de la conservation de ses pièces originales lorsque celle-ci est légalement requise.

Dans la mesure autorisée par la loi, Flowilo ne peut pas être tenu responsable des erreurs résultant de données inexactes ou incomplètes, des conséquences d’une interprétation comptable, fiscale, sociale ou juridique effectuée sans validation professionnelle, des pertes indirectes, des interruptions temporaires du service, des incidents causés par un tiers ou de la non-conformité spécifique à une profession, un secteur, un régime fiscal ou une situation particulière.

Suspension, résiliation et sort des données

Le client final peut mettre fin à son abonnement selon les modalités indiquées dans l’application. Flowilo peut suspendre ou résilier l’accès en cas de non-paiement, de violation des présentes conditions, d’utilisation abusive, frauduleuse, illicite ou dangereuse, de risque pour la sécurité du service ou d’obligation légale.

À la fin de l’abonnement ou de l’accès, le client final doit exporter les données et documents qu’il souhaite conserver avant la suppression ou l’anonymisation éventuelle de son compte. Flowilo peut maintenir l’accès pendant une durée limitée afin de permettre l’export des données, puis supprimer, archiver ou anonymiser les données conformément à sa politique de conservation et à ses obligations légales.

Modification des conditions

Flowilo peut modifier les présentes conditions pour tenir compte de l’évolution du service, de la loi, de ses offres, de son organisation ou de ses pratiques. En cas de modification substantielle, Flowilo s’efforce d’en informer le client final dans un délai raisonnable. La poursuite de l’utilisation de Flowilo après l’entrée en vigueur des nouvelles conditions vaut acceptation de celles-ci.

Droit applicable et contact

Les présentes conditions sont régies par le droit belge, sous réserve des règles impératives applicables au client final lorsque celles-ci ne peuvent être écartées contractuellement. En cas de litige, les parties s’engagent d’abord à rechercher une solution amiable.

Pour toute question relative aux présentes conditions ou à l’utilisation de Flowilo, le client final peut contacter Flowilo à l’adresse suivante : contact@amadeusconcept.be.